เอกสารทางบัญชี
เอกสารทางบัญชี หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี ซึ่งอาจจะได้รับจากธุรกิจหรือธุรกิจภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป็นต้น
แบบฟอร์มที่ทำขึ้นจะเป็นเครื่องมือช่วยในการดำเนินงานและควบคุมได้ดังนี้
1.เป็นการบันทึกเหตุการณ์ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรว่าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นเมื่อใด อย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบแบบฟอร์มที่ใช้นี้บางชนิดก็ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีทันที เช่น ใบเบิกวัตถุดิบ ใบสำคัญสั่งจ่าย เป็นต้น แบบฟอร์มบางชนิดก็ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี แต่ใช้ในการดำเนินงาน เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ เป็นต้น
2.ช่วยขจัดข้อผิดพลาดอันเกิดจากการจำเหตุการณ์ซึ่งจะเกิดขึ้น ในกรณีที่ไม่ได้บันทึกไว้3.เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เพราะอาจใช้เป็นสื่อติดต่อระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องเมื่อต้องการจะแจ้งข่าวสารให้บุคคลใดก็ตามทราบการแจ้งให้ทราบโดยแบบฟอร์มจะทำให้ข้อความต้องการจะส่งถึงกันได้มีการบันทึกไว้อย่างชัดเจน ป้องกันการโต้แย้ง และความเข้าใจผิด
4.ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อหรือการจดบันทึกโดยวิธีดังต่อไปนี้
4.1 ข้อความที่ต้องการให้อยู่เป็นประจำจะจัดพิมพ์ไว้ล่วงหน้า ซึ่งเป็นการลดงานเกี่ยวกับการบันทึกรายการลงในแบบฟอร์ม
4.2 กรณีที่บุคคลหลายฝ่ายต้องการข้อความความอย่างเดียวกัน จะทำได้โดยจัดให้มีสำเนาหลายฉบับจะช่วยลดเวลาการกรอกแบบพอร์ม
แบบฟอร์มที่ใช้ในธุรกิจ
การกำหนดแบบฟอร์มที่ธุรกิจแต่ละแห่งจำเป็นต้องศึกษาลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำก่อนแล้วจึงจะกำหนดแบบฟอร์มเพื่อบันทึกรายการต่าง ๆ ได้เหมาะสม เช่น กิจการแห่งหนึ่งผลิตสินค้าจำหน่ายแก่ลูกค้า รายการเกิดขึ้นเป็นประจำจะมีดังนี้
1.การซื้อวัตถุดิบและพัสดุต่าง ๆ แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ ใบสอบถามราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับของรายงานการตรวจสอบคุณภาพและพัสดุที่ส่งคืน
2.การควบคุมสินค้าและพัสดุ แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ บัตรประจำสินค้าและพัสดุบัญชีคุมสินค้ารายงานการตรวจนับสินค้าและพัสดุคงเหลือ ใบเสนอซื้อ
3. การผลิตสินค้า แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ ใบสั่งผลิต ใบแสดงรายการพัสดุที่ใช้ในงานผลิตใบส่งคืนพัสดุ ใบนำส่งสินค้าผลิตสำเร็จจากโรงงาน รายการสินค้าเสียหาย บัตรจดเวลาทำงาน งบต้นทุนงานหรือรายงานการผลิต
4. การว่าจ้างพนักงานและจ่ายเงินค่าจ้าง แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ ใบแจ้งการรับพนักงานใหม่บัตรลงเวลาเข้า-ออก จากที่ทำงาน ทะเบียนเงินเดือนและค้าจ้างใบคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย บัญชีเงินได้พนักงาน ใบแสดงรายละเอียดเงินได้พนักงาน
5. การขายสินค้า แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าหรือบิลเก็บเงิน บิลขายสด ใบรับคืนสินค้าใบรับคำสั่งซื้อ ใบลดหนี้ รายงานขาย
6. การรับเงินสด แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน รายงานการรับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสด รายงานการรับเงินประจำวัน
8. การควบคุมลูกหนี้ แบบฟอร์มที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ ได้แก่ รายงานที่ส่งให้ลูกหนี้ประจำเดือน งบแยกอายุหนี้
อ้างอิง https://sites.google.com
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น